为加强我院物资采购管理，合理使用资金，提高资金使用效益，促进我院党风廉政建设，现将我院物资采购管理办法下发至各部门。全院凡具有物资采购职能的部门，一定要高度重视物资采购工作，提高思想认识，树立服务观念，提高管理水平，为学院的建设和发展用好
资金，购好、管好物资。
一、物资的分类与分工管理
(一)物资分类：
01类房屋及建筑物；
03类仪器、仪表；
05类 电子设备；
07类卫生医疗器械；
09类标本模型；
11类 图书、光盘、教材；
13类 家具；
15类被服装具；
(二)分工管理：
02类土地及植物；04类机电设备；06类印刷设备；08类文体设备；10类 文物及陈列晶；12类工具、量具及器具；14类 行政办公用品及设备；16类 牲畜。
1、设备处分工管理：03类、04类、05类、06类、08类、09类、12类。
2、总务处分工管理：01类、02类、07类、13类、14类、15类、16类。
3、图书馆分工管理：10类、11类中的图书和光盘。
4、教务处分工管理：11类中的教材。
5、学生处分工管理：15类中的学生被服装具。
二、仪器设备物资采购管理：
(一)价值在5万元冶以上(含5万元，下同)的大、精、贵仪器设备及大宗(2万元以上)物资的采购，需遵循本办法。(对于千元以下的零星采购，由设备处负责实施；对于千元以上，万元以下的单件或批量仪器设备采购，经分管院长同意后由设备处实施；对于万元以上2万元以下的批量或5万元以下的单件仪器设备采购，须有使用单位、审计人员参与、签订合同，由设备处报分管院长同意后执行)。
(二)上述仪器设备或大宗物资的采购，要进行招标或议标，并经院招标领导小组审核同意后方可购买。
(三)院招标领导小组由分管院长任组长，院财务、审计、设备(或分管职能部门)等有关处室及使用单位的负责人、专业技术人员为成员。招标领导小组的工作职责是：进行市场调研、考察投标单位的信誉和产品质量；审定招标文件；负责招标，评标工作；上报定标；监督合同的签订、履行。
(四)以下几种情况可直接进行购置，但采购前要向招标领导小组汇报，经领导小组同意。
1、所购设备、物资为已经使用过的定型、定厂产品，且已确认该产品在质量价格比上是最好的。
2、所购设备、物资为国内独家生产的产品。
3、经全市高校物资协会联络，巳形成集团购买的产品，已享受高校优惠价和良好售后服务的设备物资。
4、经过专家组论证后认为确需进口，已形成调研论证报告的产品。
(五)招标过程
1、计划论证
凡属指标范围内的设备物资购置计划，除填报购置计划表外，对大、精、贵设备要组织专家进行认真论证，并填写“论证报告”。大宗物资的购置，则要作出简述，明确用途、品牌、规格型号、近期参考价及若干销售厂商，以便组织招标评标。该项工作一般由使用单位办理。
2、市场调研
接到购置计划后，招标领导小组要认真组织调研，调研结果(包括对用户的调研报告)上报主管院长。对只确定名称、用途，未确定品牌的物资的选购，更要注重其性能价格比、厂商售后服务、信誉等因素，力求总体上的高效益。
3、编制标书、发标
招标领导小组需熟悉以上总体情况，编制招标文件。招标文件内容包括：设备物资名称、用途、时限要求、售后服务要求、特殊技术要求以及运输、安装、付款方式、投标起止日期、开标时间、地点等。同时，招标领导小组还负责发放招标通告和招标文件，包括标书及有关说明资料。
4、收标
根据招标文件上规定时间，收取投标单位的投标书，逾期以废标论。
5、开标
由招标领导小组组织开标会议，启封各投标单位的标书，宣布标书内容及标价。有下列情形之一的标书以废标处理：
(1)标书未密封；
(2)没有按要求填标书；
(3)字迹模糊、辨认不清；
(4)未加盖投标单位及负责人印鉴。
6、议标、评标
议标时要全面分析投标厂商的进货渠道、代理级别、服务承诺、信誉、标价及其优惠条件或不利因素等情况，进行综合评标。
(1)对未确定品牌(生产厂家)的设备物资，先通过性能价格比较，确定晶牌；
(2)对已明确品牌、规格型号的设备物资，从价格方面投标，投标结果相同或相近时按售后服务质量定标；
(3)投标时，要交投标押金，凡中标反悔者扣罚押金，以后的项目再不能参与投标。投标小组再从价格低的其他投标者中选择；
(4)开标后，招标小组可根据情况，确定是否投第二标、第三标。
7、定标 ．
招标领导小组评定完毕，按项目审定权限范围上报定标，2万元以上(大宗物资)和5万元以上，10万元以下招标项目，经主管院长批准，向院长办公会通报；10万元以上招标项目，由主管院长签署意见，报院长办公会审批。
(六)中标单位确定后，应立即签定合同，并组织进货与验收。
(七)需要定做的设备物资，要严格按合同的要求监督制作过程并验收，属于定做大宗同类产品，要按上述要求让厂家做出满意的样品，然后按样品制做并验收。
